Cum (nu) mi-am deschis PFA online în 2025

Newsletterul săptămânii este dedicat procesului de înființare online a unei firme. Ne propunem să explorăm platforma Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) și să oferim o perspectivă asupra cât de ușor (sau nu) este să devii antreprenor în era digitală. Vorbim despre România, Estonia, dar și despre Uniunea Europeană în general. Un lucru e clar: un proces mai simplu înseamnă mai multe firme înființate, scăderea economiei informale și un plusvaloare pentru economie.

Dar ce ne facem când avem 45 de pași pentru o procedură online?

Melany Pașca, Director of Public Policy, Edge Institute

Transformarea digitală a statului și a economiei a adus în prim-plan un nou indicator de competitivitate: capacitatea de a lansa și gestiona o firmă 100% online, fără contact direct cu administrația publică. Întrebarea fundamentală rămâne: ce ne spune această experiență despre locul fiecărei țări în arhitectura digitală emergentă a Europei? Pentru a răspunde, explorăm - din perspectiva unui antreprenor european de azi - procedura de deschidere online a unui PFA (Persoană Fizică Autorizată) în România.

PFA-ul este forma de organizare potrivită pentru persoanele care vor să lucreze pe cont propriu, în mod legal, desfășurând activități independente. Este ușor de înființat și are reguli contabile mai simple decât un SRL, fiind o opțiune accesibilă pentru cei aflați la început de drum. În prezent, doar 11% din totalul PFA-urilor, întreprinderilor individuale și întreprinderilor familiale sunt deținute de persoane sub 29 de ani (51.373 de cazuri). Facilitarea înființării unui PFA și încurajarea antreprenoriatului, mai ales în rândul tinerilor, ar trebui să devină o prioritate națională. Contextul este cu atât mai urgent cu cât România are cel mai mare număr de tineri NEET (Not in Employment, Education or Training) din Uniunea Europeană. Pentru mulți tineri care se gândesc să își deschidă o afacere, cele mai des invocate obstacole rămân: birocrația excesivă, lipsa de informații clare și o legislație restrictivă.

Luni dimineață, cu energie proaspătă și cafeaua în mână, îmi zic:

☕️ Azi îmi deschid un PFA online, ca un cetățean digital responsabil.

Am citit peste tot că România s-a „digitalizat”, că totul e „online, rapid și ușor”. Intru pe portalul ONRC și... prima impresie nu e chiar promițătoare. Site-ul e o combinație între interfață de anii 2000 și limbaj juridico-administrativ opac, plin de trimiteri la legislație. La deschiderea site-ului: program de lucru cu publicul la ghișeu și, cu litere mai mici (evident): cererile pot fi depuse și online. Asta spune multe despre cât de „digital by default” e procedura.

Mai jos, primul anunț:

O fi urgent, zic, dă să citesc – dacă tot are triunghi roșu cu semnul exclamării.

Citesc, îmi fac trei cruci și mă bucur că am background juridic. Îmi vin în minte cuvintele unui om drag: „ce zîsăși?!”. Acest anunț este o performanță de ofuscare textuală, menită să bifeze obligația formală de informare și transparență, fără a produce vreun efect real în viața antreprenorului. Totul curge într-o singură masă textuală densă, de tip „bloc de cod administrativ”, în care virgulele, conjuncțiile și alineatele par adăugate mai degrabă din inerție decât pentru claritate. Pe alocuri, cititorul este introdus într-o avalanșă de termeni precum „înregistrare online”, „tarif aferent”, „Ghidul de utilizare al serviciului online”, „opisul de documente”. În fond, dacă ești persoană fizică și juridică și te regăsești în categoria de solicitant prevăzută la art. 19 alin. (8) lit. c), ai toate șansele să-ți pierzi orientarea înainte să ajungi la predicat. Anunțul ONRC din 13 iunie 2025 este, din punct de vedere stilistic, o mostră de redactare administrativă românească la rang de artă: impersonală, încărcată de termeni tehnici, punctuată cu trimiteri legislative și complet imună la nevoile reale de înțelegere ale unui cetățean obișnuit.

Revenim la PFA-ul meu, că am pierdut 15 minute încercând să descifrez ce vrea să zică autorul.

Încerc să înțeleg procesul și descarc ghidul oficial de pe site: Ghidul pentru înmatricularea PFA (2024). Un document PDF, cu capturi de ecran, fără interactivitate sau linkuri utile. Textul e plin de termeni precum „formular tip F1”, „documente în format p7s” și „specimen de semnătură în original”. Dacă nu ești jurist sau contabil, e greu să navighezi procedura. Nu există puncte informative care să explice termenii, nici chat de suport. Dacă ești străin? Nici urmă de versiune în engleză.

Până la pasul 4 mă descurc: click-click. Ajung la selecția formei juridice: persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, întreprindere familială. Nu e niciun buton sau descriere care să mă ajute să înțeleg ce înseamnă fiecare opțiune. Caut pe site și găsesc un text cu titlul: Documentele necesare pentru înregistrarea în registrul comerțului, înregistrarea fiscală şi autorizarea funcționării a persoanei fizice autorizate. Ditamai titlul, parcă gândit să prevină citirea, nu să o încurajeze.

Pagina de informare (pe care vă invit să o consultați), pare redactată exclusiv pentru cei deja familiarizați cu logica sistemului, organizată după rigorile interne ale unei administrații îmbibate în limbaj impersonal hiper-tehnic. În notele de subsol apare recurent sintagma „potrivit legii”, uneori de mai multe ori în aceeași frază. La punctul 9 avem secțiunea „dacă este cazul”. Intru pe toate linkurile și mă minunez că în 2025 nu există un formular cu întrebări standard, care să-ți genereze lista completă de documente necesare.

M-am îndepărtat, mă întorc la înregistrare.

Pasul 5 - tip contact; mai lipsea porumbelul voiajor. Pasul 6 – nu înțeleg ce-mi cere. Rezervare denumire. În ghid nu scrie cum se face. Realizez că undeva scria „se face în prealabil”. Bun. Încep altă procedură. Introduc toate datele: tip solicitant, CNP, adresă – tot tacâmul. Următorul moment de suspans: verificarea disponibilității denumirii. Aplicația îți dă trei încercări, ca la examen. Ai greșit de trei ori? Ghinion, te reprofilezi. Găsesc una liberă, triumf. Dau „Confirmare” și merg mai departe.

Apoi vine partea cu adevărat „savuroasă” pentru PFA: văd opisul și documentele. Trebuie să selectezi tipul actului, să completezi data, numărul, emitentul, valabilitatea, apoi să încarci fișierul semnat electronic. După ce faci toate astea, generezi cererea, o descarci, o semnezi electronic și o reîncarci. Un ping-pong digital.

Am abandonat din frustrare, realizând că procesul e o simulare: digital doar la suprafață, nu în esență. Interoperabilitate între ONRC, ANAF, DSP sau bănci? Inexistentă. Rezultatul: startul antreprenorial e o experiență descurajantă, nu una de sprijin.

OCDE confirmă că digitalizarea proceselor de înregistrare a firmelor este o direcție esențială pentru dezvoltarea antreprenoriatului. În Economic Survey 2024, organizația notează că procedurile digitale implementate în ultimii ani au redus costurile și timpul necesar pentru înființarea firmelor, dar subliniază că bariere birocratice persistă, în special în ceea ce privește licențele și avizele. De la mijlocul anului 2025, se preconizează lansarea unui ghișeu unic electronic pentru obținerea certificărilor industriale, cu un nou program guvernamental ce vizează simplificarea reglementărilor în sectorul comercial și al serviciilor. Așteptăm cu mare interes.

România înregistrează un scor de 79,5 din 100 în ceea ce privește facilitatea intrării în afaceri, situându-se la un nivel mediu în comparație cu alte economii din regiune. Procesul de înregistrare a firmelor este susținut de un cadru de reglementare relativ clar și de o infrastructură digitală în dezvoltare, însă persistă provocări importante legate de eficiența operațională.

Deși au fost făcute progrese în digitalizarea serviciilor și în reducerea barierelor birocratice, înființarea unei societăți comerciale încă implică pași multipli și un timp de procesare mai lung decât în țări precum Bulgaria, care se apropie de scorul maxim.

De altfel, acest scor nu redă fidel realitatea procedurilor. Spre exemplu, lista documentelor există pe site-ul ONRC (scor maxim oferit de World Bank pentru această secțiune), dar așa cum am văzut mai devreme, accesibilitatea ei lasă de dorit.

Potrivit Comisiei Europene, România înregistrează un scor de 3.26 la povara reglementărilor guvernamentale și un procent mult sub media europeană în ceea ce privește serviciile digitale pentru începerea și gestionarea unei afaceri.

Unul dintre cele mai clare mesaje din Eurochambres Single Market Survey 2024 este că firmele europene, mai ales IMM-urile, continuă să se lovească de lipsa informațiilor clare și procese încă prea puțin digitalizate. Aproape 66% dintre companiile mici și mijlocii spun că accesul la informații despre reguli și cerințe din alte state membre este fie „semnificativ”, fie „extrem de semnificativ” ca problemă. De fapt, informațiile incomplete sau greu de găsit se regăsesc în top 3 obstacole pentru firmele care ar vrea să înceapă activități transfrontaliere.

Pe lângă asta, peste 80% dintre respondenți cer un portal online unic, în mai multe limbi, care să centralizeze toate procedurile necesare pentru a opera într-o altă țară UE. Firmele reclamă costuri administrative mari, întârzieri, și proceduri diferite de la un stat la altul care le țin pe loc. Iar una dintre cele mai frecvente reacții atunci când se lovesc de astfel de blocaje? Una din zece companii... nu face nimic. Nu e indiferență, ci resemnare.

Situația nu a trecut neobservată nici la nivelul Comisiei Europene. Președinta Ursula von der Leyen a atras recent atenția că: „Prea mulți dintre cei mai buni oameni ai noștri părăsesc UE pentru că le este mai ușor să-și dezvolte afacerile în altă parte și prea multe firme amână investițiile în Europa din cauza birocrației inutile”. Așadar, România, ca țară europeană, va trebui să își suflece mânecile și să contribuie la simplificarea începerii și dezvoltării unei afaceri, prin debirocratizare și digitalizare reală, nu de formă.

Deși România are de aproape cinci ori mai mulți locuitori decât Estonia, diferențele în ceea ce privește mediul de afaceri digital sunt izbitoare. În Estonia, o țară cu doar 1,32 milioane de locuitori, funcționează peste 279.000 de firme – adică mai mult de 210 firme la fiecare 1.000 de oameni.

În România, cu 19 milioane de locuitori și puțin peste 1,27 milioane de persoane juridice (toate formele de înregistrare, inclusiv PFA și SRL), raportul este de doar 67 / 1.000 de locuitori. Cu alte cuvinte, în Estonia se deschid și funcționează de trei ori mai multe afaceri, raportat la populație, iar diferența nu ține doar de mentalitate antreprenorială, ci și de cât de simplu este, în realitate, să pornești și să gestionezi o firmă, prin e-Business.

De la primul pas, adică stabilirea formei juridice, e-Business propune un set de întrebări și explicațiile aferente, iar pe baza răspunsurilor îți spune cât de adaptate sunt variantele existente pentru nevoile tale, printr-un grafic.

Estonia a devenit un fel de „Silicon Valley al administrației publice”, iar unul dintre cele mai interesante instrumente este programul e‑Residency. Oricine din lume poate deveni „e‑cetățean” estonian și își poate înființa o firmă 100% online, fără să pună vreodată piciorul în Tallinn. Până acum, peste 117.000 de oameni din 185 de țări au obținut e‑rezidența, fiind fondatorii a 31.800 de firme estoniene. Peste o treime dintre startup-urile estoniene sunt legate de acești antreprenori digitali.

Ce înseamnă asta pentru statul estonian? Cifrele arată că în 2023, programul a adus 67,4 milioane de euro în taxe și comisioane, în timp ce costurile totale au fost de doar 7 milioane de euro. Un randament impresionant: aproape 10 euro câștigați pentru fiecare euro investit. De la lansarea programului încoace, impactul economic direct pentru bugetul Estoniei a ajuns la 244 milioane de euro.

Modelul arată că nu e nevoie de o populație mare sau resurse uriașe pentru a construi un stat atractiv pentru antreprenori – e suficient să construiești un sistem simplu, digital, de încredere. România are multe lecții de învățat aici.

M-am avântat luni dimineață să-mi deschid un PFA online. Am abandonat după câteva ore, cu un folder plin de PDF-uri, o semnătură electronică obosită și sentimentul că am participat la un exercițiu de simulare birocratică. Am descoperit un labirint de linkuri criptice, un limbaj administrativ în dialectul „art. 19 alin. (8) lit. c)” și o platformă care pare mai degrabă un test de anduranță decât un serviciu public. România digitală, versiunea 2025, funcționează ca un ceas elvețian recondiționat cu plastilină și bandă adezivă: arată ora potrivită de două ori pe zi, dar nu întreba cum.

Însă povestea nu e doar despre un PFA și o procedură abandonată. E despre cum statul român încă proiectează servicii pentru cetățeni ideali, care navighează ghiduri PDF cu acuratețea unui cartograf medieval. În realitate, digitalizarea noastră „de formă” este oglinda unei administrații care continuă să confunde scanarea cu transformarea și formularul online cu reforma. Pe fundalul acestor disfuncționalități, Estonia ne face cu mâna de pe un portal unitar, tradus inclusiv în engleză, care generează venituri și încredere la pachet. România, în schimb, oferă ping-pong digital și opise întocmite cu mâna pe mouse și ochiul pe lege.

Și totuși, nu totul e pierdut. România nu duce lipsă de IT-iști, ci de design instituțional centrat pe utilizator. Soluțiile sunt nu doar posibile, ci deja aplicate în alte state membre. Un portal unic pentru afaceri, cu pași clari, însoțiți de explicații contextuale și suport în mai multe limbi, ar reduce drastic fricțiunile actuale. Nu e nevoie de miracole tehnologice, ci de voință administrativă și de echipe care înțeleg că fiecare clic în plus e un obstacol în calea antreprenoriatului.

Îmbucurătoare este și preocuparea pentru acest subiect. Radu Miruță, noul ministru al Economiei, Digitalizării, Antreprenoriatului și Turismului și-a setat ca prioritate înființarea firmelor online în 24 de ore, măsură inclusă și in Programul de guvernare.

Un pas urgent este să renunțăm la digitalizarea birocrației. Este nevoie de o mapare clară a celor 45 de pași și eliminarea a cel puțin 50% dintre aceștia, pe lângă interoperabilitatea reală între instituții precum ANAF, MAI și bănci.

Apoi, e nevoie de limbaj administrativ accesibil. Nu e suficient ca informațiile să existe; ele trebuie să fie inteligibile. Cetățeanul nu mai trebuie educat să „înțeleagă sistemul”; sistemul trebuie refăcut să înțeleagă cetățeanul, așa cum subliniază și UNCTD.

La modul general, fiecare portal, fiecare serviciu digital, ar trebui să vină cu indicatori de performanță publici: timp mediu de finalizare, rată de erori, nivel de satisfacție. Digitalizarea fără responsabilitate rămâne doar marketing de guvernare. Adevărata transformare începe atunci când cineva, undeva, răspunde pentru cât de (ne)funcțional este un buton.

România are toate premisele să treacă de la digitalizare mimetică la transformare autentică. Nu lipsesc nici fondurile europene, nici modelele, nici competențele. Ceea ce lipsește e decizia de a trata timpul și nervii cetățeanului ca resurse strategice, nu ca variabile neglijabile. Până atunci, ne vedem la ghișeul online, dar măcar acum știm că se poate și altfel. Și că putem cere mai mult.

Grok: Bună! ONRC se laudă cu platforma lor online, dar „simplu” e cam optimist. Pentru un SRL, alegi nume, pregătești actul constitutiv, ai nevoie de semnătură electronică (costă separat) și plătești taxe de 200-300 lei. Ei zic 3-5 zile pentru CUI, dar în practică, cu respingeri pentru o virgulă lipsă sau funcționari care uită să apese „Enter”, poate dura săptămâni la rând. Apoi, mai alergi după cont bancar și ANAF, că sistemele nu-s prietene între ele. E un pas înainte, dar ONRC mai are de lucru la „digitalizarea de vis”.

Cum am putea face mai bine?

Până se aliniază astrele birocratice, ia-ți cartea de identitate electronică, verifică actele de două ori și înarmează-te cu răbdare. ONRC e pe drum, dar merge cam în ritm de melc!

Mulțumim că ai citit până la capăt. Credem că schimbarea începe cu informarea - iar informarea cu încredere. Dacă vrei o Românie mai simplă, mai digitală și mai demnă de viitor, te așteptăm și în edițiile următoare. Iar dacă vrei să contribui și mai mult cu idei, sugestii sau feedback, ne poți trimite oricând un mail pe [email protected].

Dacă ai primit acest articol de la altcineva, te invităm să te abonezi gratuit la newsletterul Edge Institute.